Factura electrónica. Como subsanar las dificultades para implantarla

Enviar una factura en papel, entre sello, sobre, papel e impresión, puede tener un coste que va de 0,60 € a 0,75 €. A esto hay que sumarle el coste de manipulación. Un administrativo puede tener que malgastar una hora en plegar y ensobrar 100 facturas, pudiendo realizar tareas más productivas para la empresa. ¿Cuánto dinero supone para una empresa el envío anual de sus facturas? Hagan sus cálculos.

Parece evidente que, en estos años de crisis, una forma de reducir gastos en el departamento de administración es enviar las facturas por email. Sin embargo, salvo en tiendas online, no es lo más habitual.

Entonces, si es tan evidente el ahorro, ¿por qué las empresas no se plantean el envío por email?

La primera razón, triste es decirlo, es la inercia, pura y simple costumbre. ¿Quién no recuerda el transito del uso del fax al email?. Sin embargo, además de la resistencia al cambio, existen otras razones por las que las empresas no adoptan en sus sistemas el envío por email.

Uno de los escollos es el software de gestión ya instalado. Cuando el software de gestión, o ERP, no está preparado para facturas electrónicas, todo se complica. La empresa no está dispuesta a cambiar un buena parte del sistema informático, con la inversión y quebraderos de cabeza que supone, para algo que ven casi accesorio.

En ciertos casos, el software permite integrar la factura electrónica mediante módulos extra. Pero estos módulos, sobre todo en ERPs de alto nivel (SAP, Navision,…) pueden tener un coste muy elevado de implantación.

En otros casos, el programa de gestión lo más que permite es enviar las facturas una a una, algo poco cómodo si se han de enviar 100 facturas.  Y muchas veces un PDF sin firma electrónica, que no es una factura válida según la legislación española.

Existen servicios externos para generar facturas electrónicas. Sin embargo,  a menudo es farragoso importar la facturas del programa de gestión y exigen almacenar las facturas en sus servidores con un coste fijo por factura, con lo que el ahorro anual se desvanece, además de crear una dependencia de ese servicio.

La otra cara de la moneda son las reticencias de los clientes a aceptar facturas electrónicas. Esto hace temer a la empresa que toda su inversión  en facturas electrónicas va a ser sólo para un pocos clientes.

Una de las causas de estas reticencias se refieren al formato de las facturas. Muchos programas utilizan formatos estructurados como Facturae o EDI, que siendo tremendamente útiles, exigen que el cliente destinatario tenga un programa adaptado para poder tratarlos.

Otra objeción es que muchos clientes se temen un sistema similar al que han adoptado grandes empresas como operadores de telefonía, de suministro eléctrico, etc, que les obligan todos los meses a acordarse de conectarse a la plataforma del proveedor para descargarse la factura. En estas circunstancias, un nuevo proveedor que el envíe facturas electrónicas sólo  significa otra plataforma más a la que  tener que acordarse de descargar las factura periódicamente.

A la vista de todas estas objeciones, nuestra empresa ha desarrollado eFakturi, un software que permite a las empresas implementar la factura electrónica de una manera sencilla minimizando las dificultades.

eFakturi es un software complementario a su ERP (SAP, Navision, Sage, a medida…) que genera PDFs firmados electrónicamente. eFakturi básicamente procesa un gran PDF en el que están todas las facturas generadas por su ERP, separa cada factura en un PDF distinto, lo firma digitalmente, lo archiva en su sistema y lo envía por email a su cliente.

• Con nuestro software no necesita cambiar de programa de gestión o ERP. Es un programa complementario.
• Basta con que imprima desde su ERP todas las facturas que va a enviar en un solo PDF en lugar de en papel, por ejemplo usando una impresora virtual a PDF. EFakturi se encargará de separar automáticamente las facturas y las procesará sin su intervención.
• Nuestro sistema es muy simple e intuitivo de usar, además almacena las facturas en su sistema local, con lo que no requiere ningún servicio externo de almacenamiento, salvo que usted decida contratarlo. Ahorrándose servicios de pago por factura.
• EFakturi utiliza el formato PDF firmado digitalmente, que no requiere por parte del cliente ningún software especial, facilitando de este modo la aceptación de la factura electrónica.
• Nuestro software envía directamente las facturas al cliente. No requiere que éste se acuerde de conectarse a una determinada plataforma para descargarla.

Según nuestra experiencia entre el 70% y el 80% de los clientes aceptan nuestro sistema de factura electrónica, con lo que la empresa reduce en este porcentaje los gastos de envío postales cada año.

Si está planteándose ahorrar costes enviando las facturas, considere eFakturi la solución que le permitirá enviar las facturas por email legales con apenas cambios en su sistema informático actual, sin alterar su flujo de trabajo ni grandes desembolsos en módulos extras.

Vea las opiniones de algunos de nuestros clientes.