Con la crisis de estos últimos años muchas empresas han reducido el personal en muchos de los departamentos que la forman y ahora esos departamentos se ven desbordados en determinadas fechas para realizar el trabajo correspondiente. Es el caso del departamento de facturación que en ciertos dÃas del mes no dan abasto. Hay que facturar, imprimir, separar, plegar, ensobrar, archivar….es decir, realizar tareas repetitivas y en las que se pierde mucho tiempo.
Una empresa deberÃa reflexionar sobre como mejorar las tareas de facturación. Las empresas por costumbre o digamos por «inercia» siguen enviando la mayorÃa de las facturas por correo postal sin pensar en el coste anual que ello supone. Cuando digo coste me refiero al dinero que cuesta enviar las facturas por correo postal pero también al tiempo (dinero) que emplea el personal en preparar estas facturas para mandarlas.
Actualmente se puede plantear mandar las facturas utilizando el correo electrónico y firmadas digitalmente según la legislación y asà cambiar esa tendencia para optimizar recursos de tiempo y dinero.
Al igual que ocurrió en el pasado con el fax y la llegada del correo electrónico, que poco a poco lo ha ido desplazando, hasta prácticamente no utilizarse. Ahora podemos hacer lo mismo con el envÃo de las facturas por correo postal, cambiando esa costumbre y enviarlas por correo electrónico cumpliendo con la legislación vigente. Este cambio nos reportará varias mejoras en nuestra organización, como son eficiencia, ahorro y control.
- Eficiencia del departamento de facturación. Se gana tiempo al eliminar los procesos de separado, plegado, ensobrado, archivo interno y desplazamientos a correos. Además las facturas las tienen disponibles los clientes inmediatamente, sin depender del tiempo empleado en el envÃo postal. En definitiva la empresa optimiza su organización y el personal del departamento puede dedicar su tiempo a cosas más importantes que plegar y ensobrar.
- Ahorro en costes postales anuales. Puede ahorrarse entre un 70% y 80% de sus costes postales año tras año, y para SIEMPRE (entre 0,60€ y 0,75€ por factura. Entre 600€ y 750€ al año por cada 1.000 facturas electrónicas). Las grandes corporaciones fueron las primeras en darse cuenta de este agujero y ya hace años que están ofreciendo la factura electrónica para ahorrarse todos esos gastos de dinero y de tiempo.
- Control que le proporciona el poder saber de una factura cuando se envÃo, a quién se envÃo, que usuario lo realizó, etc. Muchos programas permiten exportar a PDF y enviarla manualmente, o enviarla directamente por email firmada o no, pero hacer una a una puede producir errores, olvidos, etc.
A las ventajas anteriores, se podrÃan añadir otras, ahorro de archivo fÃsico, al no estar obligado a guardar copia impresa interna. Otra serÃa la optimización de la tesorerÃa al poder enviar la factura con todos los albaranes realizados hasta el último momento y dentro del dÃa de pago de su cliente.
Vistos todos estos argumentos y si todavÃa no está convencido en el uso de la factura electrónica, la siguiente tabla le puede ayudar bastante. En ella verá el dinero que se gasta una empresa anualmente en los procesos de preparación y envÃo de facturas por correo postal.
A estas alturas, y con todos estos argumentos, cualquier encargado deberÃa reflexionar sobre si su departamento de facturación puede mejorarse. Y lo primero que uno se pregunta es: ¿como lo hago?. Lo primero es averiguar si su programa le permite enviar facturas electrónicas legales. Y en ese caso, tomar las pautas necesarias para maximizar el envÃo de electrónicas frente a las de papel.
Si su ERP no permite enviar facturas electrónicas legales o hay que adquirir un módulo especÃfico que cuesta mucho dinero, una solución es incorporar nuestro software eFakturi. Funciona de forma complementaria al ERP de su empresa y no altera su ciclo normal. Es muy sencillo, ahora en vez de imprimir las facturas, las tendrá que guardar en PDF y luego procesarlas desde nuestro software para que las separe, las firme, las archive y las envÃe a sus destinatarios. Y todo de forma masiva y autónoma (Ver esquema proceso).