La factura electrónica se rige por la orden EHA/962/2007 y el art. 8 del Real Decreto 1619/2012, que entró en vigor en el 2013.
A grandes rasgos lo que dice es:
- La factura electrónica debe estar firmada digitalmente con un certificado de una autoridad reconocida.
- La factura válida es el fichero original, que debe conservarse, no el documento impreso.
- El destinatario de la factura debe autorizarlo. Aunque hay disputas sobre si debe hacerlo explícitamente o si el consentimiento es tácito. Es decir, si al recibir la primera factura, y no decir nada, acepta la factura electrónica. En cualquier caso, el destinatario de la factura puede en cualquier momento exigir que se las envíen en papel.
Como suele pasar en estos casos, una ley compleja sobre una materia nueva, surgen dudas y se presta a interpretaciones. Los asesores fiscales y abogados hacen preguntas a la administración para que aclare distintos puntos y el resultado es que la norma se va perfilando.
Una de las respuestas vinculantes más esclarecedoras es esta:
Si son aceptables […] las facturas recibidas por correo electrónico
Algunos puntos en disputa son:
¿Es un PDF firmado electrónicamente una factura electrónica válida?
La respuesta es SÍ.
Antes del RD 1619/2012, la normas eran más exigentes. Era necesario usar un programa homologado por la agencia tributaria. Sin embargo, desde el 2013, una factura con una firma digital avanzada, que sigue los estándares de seguridad, y con un certificado emitido por una autoridad reconocida, es una factura electrónica válida.
Respecto a usar un formato u otro, la Agencia Tributaria no entra en detalles, le basta cualquier formato con el que se pueda garantizar la firma y sea reproducible y verificable. Por ejemplo, se podría meter la factura en una Excel y firmarla digitalmente. En teoría se podría usar un formato inventado, pero habría que explicar como se lee.
Existen varios formatos más o menos estándares de factura, Facturae, EDI, F64, UBL y otros. Sin embargo, estos necesitan programas especiales por parte del cliente para leerlos. El PDF, en cambio, es un estándar que todos pueden leer fácilmente.
¿Es válida una factura electrónica en PDF, Word, Excel… sin firma electrónica?
La respuesta es NO.
Hay un cierta confusión en esto. Mucha gente cree que desde el RD 1619/2012, la normativa se ha relajado y se pueden enviar facturas en PDF o DOC, o Excel.
Lo cierto es que no. La normativa se ha relajado, pero no tanto.
Ya no es necesario usar programas homologados, pero la Agencia Tributaria sigue exigiendo que se garantice la autenticidad e integridad de la factura. Es decir, que se garantice que el fichero no se ha manipulado desde que se emitió documento y quién lo emitió, y la única manera es mediante la firma digital.
Mucha gente objeta que lleva tiempo emitiendo facturas por email sin firma electrónica para que el cliente se las imprima, y no ha tenido ningún problema. Es cierto que es una práctica común, pero sigue sin ser legal.
La teoría es que el cliente recibe el original en papel y el emisor se queda con la copia, y que un original en papel es difícil de falsificar (papel con membrete etc). Hoy en día, muchas empresas ni siquiera usan papel de membrete, sino que los logotipos (y demás datos del membrete) están incluidos en el archivo digital, de tal modo que resulta imposible distinguir si lo imprime el emisor o si lo imprime el destinatario. Y, aunque usen papel con membrete, con los medios digitales actuales, es relativamente fácil de falsificar.
Aún así, aunque quede un tanto desfasado, la ley es clara: En papel es en papel, y debe haber sido emitida en papel por el emisor. El destinatario no puede generar una factura en papel por sí mismo a partir de un archivo digital enviado por el emisor, salvo como copia interna sin validez legal. El original es el archivo digital, y como tal debe estar firmado digitalmente para garantizar que no ha sido manipulado.
¿Qué hay de las facturas con nubes de puntos? ¿Se pueden imprimir y archivar sólo la copia impresa?
La respuesta es «depende, pero no es buena idea«
Quizá haya visto alguna vez en facturas códigos de barras semejantes a éste:
Es un código de barras PDF-417, popularmente conocido como “nube de puntos”. A diferencia de los códigos de barras clásicos, permite almacenar mucha más información, hasta 1.800 bytes (aunque ha sido superado por otros más modernos como QRcode).
La idea es que la nube de puntos contiene el fichero original codificado y, con un escáner y el software adecuado, se puede volver a generar el archivo digital original. Por tanto, si en algún momento reclaman la factura original, se puede escanear la nube de puntos y mostrar el archivo digital original, firmado digitalmente, por tanto autenticado y con la integridad garantizada.
Así que, en teoría, imprimiendo una factura con la nube de puntos, se puede archivar la factura en papel y borrar el archivo digital. Ya que en cualquier momento es posible volver a generar el fichero digital firmado, la factura original , a partir de la nube de puntos impresa.
No obstante, no es una buena idea confiar en la famosa nube de puntos:
- Primero, porque seguramente usted no tiene un escáner de nube de puntos.
- Segundo, aunque lo tuviera, es relativamente fácil que el papel se deteriore y sea ilegible para un escáner, con lo que habría perdido la factura original.
Muchas de las empresas que emiten facturas con nubes de puntos normalmente proporcionan una plataforma donde el destinatario puede descargar el archivo original tantas veces como quiera durante los cinco años que exige la ley. Pero no tienen ninguna obligación legal ¿Queremos que el archivo de nuestras facturas dependa de la buena voluntad de terceros?
En resumen:
Si NO dispone de escáner y software para volver a generar la factura, no puede archivarla sólo en papel.
Si dispone de escáner y todo el equipamiento, no confíe en la nube de puntos, siga guardando el archivo digital.
Conclusión: Siga conservando el archivo digital original.