Nómina electrónica. Ventajas para la empresa.


Cualquier gerente, responsable financiero o administrativo de una empresa, sabe o ha oído hablar de la factura electrónica, qué ventajas aporta, etc, pero ¿Y de la nómina electrónica? ¿Sabe qué es? ¿Qué ventajas aporta?  ¿Qué necesita para implantarla?

firma nóminaPues bien, queremos dar respuestas a éstas y otras preguntas, y explicar este concepto relativamente nuevo en las empresas, así como los beneficios que aporta.

¿Qué es la nómina electrónica?

Tradicionalmente un trabajador recibía la nómina a través del responsable de administración o responsable de RRHH para firmarla y recibir a cambio su salario. Actualmente un porcentaje muy elevado de trabajadores recibe el salario mediante transferencia bancaria, por lo que la firma de la nómina es un mero trámite entre el trabajador y la empresa. Por tanto, optimicemos ese trámite con la nómina electrónica.

Empecemos explicando que una nómina electrónica es un archivo con la nómina firmada digitalmente por la empresa, en cualquier formato, adoptando el formato PDF como el más habitual. Y ¿Por qué firmada digitalmente por la empresa? Pues, por lo mismo que las facturas electrónicas. De este modo aseguramos la autenticidad e integridad del archivo, es decir, que lo ha generado la empresa y no ha sido modificado por nadie.

Otra duda es la forma de entregar la nómina electrónica al trabajador. Pues muy sencillo, por correo electrónico o a través de una área privada para el trabajador, donde autentificándose, puede consultar y descargar todas sus nóminas.

¿Y la firma “recibí” del trabajador?. Legalmente, hoy en día, puede aportarse el justificante bancario de la transferencia tal como indica el artículo 2.2 de Orden del 27/12/1994.

Ventajas de la nómina electrónica

Como todos saben, toda decisión en las empresas tienen que estar justificadas. Por tanto, la pregunta más importante, ¿qué ventajas aporta a las empresas? Las principales son:

  • Optimizar y agilizar el departamento de recursos humanos
    Ahorro de tiempo por parte del departamento de recursos humanos en el reparto mensual de las nóminas. Dedicar minutos en vez de horas e incluso jornadas enteras sólo para repartir y firmar las nóminas.
  • Descongestionar la oficina
    Evitar todos los meses que todos los trabajadores pasen por la oficina a recoger su nómina, penómina electrónicarmitiendo al resto de trabajadores de administración seguir con su actividad habitual, sin distracciones.
  • Mejora la productividad
    Evita perdidas de tiempo de los empleados que dejan su puesto de trabajo para ir a recoger la nómina.
  • Empresas con equipos de trabajo dispersos geográficamente o con varios centros de trabajo
    Entregarán las nóminas puntualmente aunque sus equipos de trabajo estén en otras zonas distinta a la del centro de trabajo o se desplacen habitualmente por motivos laborales.
  • No es necesario ningún software especial para leer las nóminas
    No requieren ningún software especial para su lectura por parte del trabajador, basta un lector de PDFs.
  • Ahorro de archivo físico
    Con este sistema, la nómina original es el fichero PDF, lo que implica que no es necesario archivarla en papel, ahorrando espacio físico de archivo y tiempo de archivado.
  • No tiene que cambiar el software de nóminas
    La empresa continua utilizando el mismo software para realizar las nóminas, o si no dispone y se las manda su asesoría laboral, sólo tiene que solicitarlas en formato PDF y procesarlas para firmarlas digitalmente.

eSalari y la nómina electrónica

Como han visto las ventajas son muy interesante, pero entonces, ¿Cómo genero las nóminas electrónicas? Automatizar esta tarea es muy importante para no perder ninguna de las ventajas anteriores. Pero, ¿Cómo?

Con nuestro software eSalari. La empresa sigue utilizando el mismo software laboral o las recibe de su asesoría laboral y sólo tiene que guardarlas en un fichero PDF, nuestro software las procesa para separarlas, firmarlas y entregarlas, bien por correo electrónico, o bien mediante una área privada del trabajador. Y todo de forma automatizada.

¡¡¡ Más sencillo imposible !!!